Anleitung — So nutzt du LOTS

Willkommen! Diese Anleitung erklärt LOTS Schritt für Schritt — in normaler Sprache, ohne Fachbegriffe. Du brauchst keine IT-Kenntnisse.

Links in der Sidebar findest du das Inhaltsverzeichnis (auf dem Smartphone oben ausklappbar). Mit Strg+F (bzw. Cmd+F) kannst du jedes Stichwort auf dieser Seite suchen.

Erste Schritte

Was ist LOTS?

LOTS steht für LILAPIXEL Online Time Scheduling. Es ist eine Stempeluhr für deine Arbeitszeit: Du trägst ein, wann du wofür gearbeitet hast — und LOTS rechnet, listet und zeigt dir auf einen Blick, wo deine Zeit hingeflossen ist.

Typische Nutzer:

• Selbständige & Freiberufler — Stundennachweise für Rechnungen
• Handwerker — Welche Arbeitszeit gehört zu welchem Auftrag?
• Agenturen & Kanzleien — genaue Abrechnung pro Mandant
• Buchhaltung / HR — Übersicht, Auswertung, Export für die Lohnabrechnung
• Teams — gemeinsam an Projekten arbeiten, jeder erfasst seine eigenen Zeiten

Anmelden

1. Öffne app.lots.lilapixel.de in deinem Browser (Chrome, Safari, Firefox, Edge — alle funktionieren).
2. Klicke auf „Mit Google anmelden".
3. Wähle dein Google-Konto.

Das war's. Kein neues Passwort, keine Registrierung. Wenn dich jemand zu einer Firma eingeladen hat, bist du direkt im richtigen Team.

Tipp: Setze dir ein Lesezeichen — dann musst du die Adresse nicht jedes Mal neu eingeben.

Die Oberfläche

Wenn du eingeloggt bist, siehst du diese Bereiche:

• Kopfzeile (oben): Logo, Navigation, dein Profilbild rechts.
• Stats-Bar: Immer sichtbar — Stunden heute, im Monat, Anzahl Projekte und Kunden.
• Timer-Bereich: Hier startest du die Zeitmessung oder trägst manuell ein.
• Eintragliste: Alle (oder gefilterte) erfassten Zeiten.
• Auswertungen: Die bunten Charts.
• Kunden / Projekte / Mitarbeiter: Verwaltungsbereiche.
• Footer: Impressum, Datenschutz, diese Anleitung.

Alles passiert auf einer einzigen Seite — du musst nicht durch viele Untermenüs klicken.

Dein erster Eintrag

So machst du den ersten Eintrag in 30 Sekunden:

1. Kunden → Neuer Kunde, Name eintippen, speichern.
2. Projekte → Neues Projekt, Kunde wählen, Name eintippen, speichern.
3. Zurück zum Timer, Projekt wählen, Start klicken — fertig.

Ab jetzt kennt LOTS deinen Kunden und dein Projekt — du musst sie nicht mehr neu anlegen.

Zeit erfassen

Der Timer

Der Timer ist eine digitale Stoppuhr.

1. Projekt oben auswählen.
2. Optional: Beschreibung eintippen.
3. Start klicken — der Timer läuft.
4. Mach deine Arbeit. Der Tab darf zugehen, der Timer läuft im Hintergrund weiter.
5. Stop klicken — der Eintrag wird gespeichert.

Tipp: Vergessen, den Timer zu stoppen? Du kannst die Endzeit nachträglich bearbeiten.

Manueller Eintrag

Vergessen, den Timer zu starten?

1. „Eintrag hinzufügen" klicken.
2. Projekt, Datum, Start- und Endzeit (oder Dauer) eintragen.
3. Speichern.

Quick Access

Direkt unter dem Timer siehst du deine drei zuletzt verwendeten Projekte. Ein Klick — Projekt vorausgewählt. Perfekt, wenn du jeden Tag ähnliche Aufgaben machst.

Quick-Buttons

Schnellbuchungen für kurze Tätigkeiten — du wählst die Dauer mit einem Klick aus:

• +15 Min — kurze Mail, kleine Antwort
• +30 Min — Telefonat, kurze Abstimmung
• +60 Min — Standard-Meeting

Zusätzlich klickst du eines deiner zuletzt genutzten Projekte (Quick Access) an — auch das ist sofort ausgewählt. Dann noch kurz die Tätigkeit eintippen und speichern — fertig.

Eingabe-Tipps

• Zeiten ohne Doppelpunkt: 0900 wird zu 09:00, 1245 zu 12:45.
• Dauer statt Endzeit: 1:30 oder 90 Minuten — LOTS rechnet die Endzeit aus.
• Tab-Taste: Springt von Feld zu Feld, ohne Maus.
• Enter: Speichert das Formular.
• Escape: Schließt Dialoge ohne zu speichern.

Stammdaten

Kunden

Ein Kunde ist eine Firma oder Person, für die du arbeitest.

1. Kunden → Neuer Kunde.
2. Name eintragen. Stundensatz und Kontaktdaten optional.
3. Speichern.

Beispiel: Du bist Handwerker und arbeitest für Familie Schmidt und für die Müller GmbH. Beides sind Kunden. Innerhalb jedes Kunden hast du dann die einzelnen Aufträge — das sind die Projekte.

Projekte

Ein Projekt ist eine konkrete Aufgabe für einen Kunden.

1. Projekte → Neues Projekt.
2. Kunden wählen.
3. Sprechender Name: „Badrenovierung", „Lohnabrechnung Mai", „Webseite Relaunch".
4. Optional: Budget, Deadline, Stundensatz, Status, Mindestintervall, intern-Markierung.

Stundensätze

LOTS folgt einer einfachen Hierarchie:

1. Projekt-Stundensatz (wenn am Projekt einer hinterlegt ist) — gewinnt immer.
2. Sonst der Kunden-Stundensatz.
3. Sonst kein Stundensatz → die Kosten in Reports bleiben leer.

So kannst du einen Standardsatz beim Kunden hinterlegen und nur für Sonderprojekte abweichen.

Mindestintervalle

Kanzleien und Agenturen rechnen oft in festen Zeitblöcken ab.

Die Aufrundung geschieht automatisch beim Speichern.

Interne Projekte

Buchhaltung, Weiterbildung, Akquise, Teamtreffen — das gehört zur Firma, ist aber nicht fakturierbar. Markiere solche Projekte als „intern":

• Tauchen nicht in fakturierbaren Reports auf.
• Sind in Filtern mit „nur fakturierbare" ausgeblendet.
• Fließen nicht in Kosten- und Umsatzberechnungen.
• Aber: Du kannst weiterhin Zeit darauf buchen und alles auswerten.

Archiv und Status

Jedes Projekt hat einen Status:

• Aktiv — Standard, in Auswahllisten sichtbar.
• Pausiert — auf Eis, jederzeit reaktivierbar.
• Abgeschlossen — fertig, schreibgeschützt, im Archiv.

Abgeschlossene und interne Projekte landen im einklappbaren Archiv-Bereich — deine aktive Liste bleibt übersichtlich.

Einträge verwalten

Stichwörter

Stichwörter sind wie Klebezettel an Einträgen. Sie helfen, später nach Art der Tätigkeit zu filtern — quer durch alle Kunden und Projekte.

Beispiele: Telefonat, Vor-Ort, Recherche, Korrektur, Reise, Meeting.

So gehst du vor:

• Im Tag-Feld einfach lostippen.
• Vorhandene Stichwörter werden in einer Dropdown-Liste vorgeschlagen.
• Pfeiltasten zum Auswählen, Enter zum Übernehmen, Backspace entfernt das letzte.
• Ein Eintrag kann mehrere Stichwörter haben.
• Nicht mehr genutzte Stichwörter im Dropdown direkt löschen (X-Symbol).

Tipp: Halte die Liste kurz und einheitlich. Lieber 10 gute Tags als 50 ähnliche („Tel", „Telefonat", „telefonieren" wären drei verschiedene).

Bearbeiten und Löschen

1. In der Eintragsliste den fraglichen Eintrag finden.
2. Stift-Symbol zum Bearbeiten, Mülleimer zum Löschen.
3. Werte ändern → speichern.

Du kannst praktisch alles ändern: Projekt, Zeit, Datum, Beschreibung, Stichwörter.

Das Schloss-Symbol

Wenn du in der Eintragsliste ein Schloss-Symbol siehst, gehört der Eintrag zu einem bereits abgerechneten Monat und ist gesperrt.

Warum? Damit nach einer geschriebenen Rechnung niemand mehr die zugrunde liegenden Daten verfälscht — bewusst oder versehentlich.

Muss wirklich etwas geändert werden? Frag einen Admin oder Owner. Diese können den Monat wieder „öffnen", die Korrektur erlauben und ihn anschließend wieder schließen.

Auswertungen

Charts verstehen

Klick auf „Auswertungen". Die Diagramme zeigen:

• Stunden pro Kunde (Tortenring) — wer beansprucht am meisten?
• Stunden pro Projekt (Balken) — welches Projekt frisst am meisten Zeit?
• Wochenübersicht — wie verteilt sich die Arbeit auf Mo–So?
• Monatlicher Verlauf (Linie) — Trend gegenüber Vormonaten.
• Tag-Verteilung (Pie) — welche Tätigkeiten dominieren?
• Stunden pro Mitarbeiter (im Team) — wer hat wie viel geleistet?

Klick-zum-Filtern

Klick auf eine Tortenscheibe oder einen Balken — LOTS filtert die Liste sofort auf diesen Bereich. Z.B. Klick auf „Müller GmbH" im Kunden-Chart → alle Einträge dieses Kunden.

In zwei Klicks bekommst du Antworten wie „Wie viele Stunden Recherche habe ich für die Müller GmbH gemacht?"

Kalender und Timeline

• Kalender (Monat): Klassischer Monatskalender, jeder Tag mit seinen erfassten Stunden. Auf einen Blick: leere Tage, ausgelastete Tage, Trend übers Monat.
• Wochen-Timeline: Deine Woche wie ein Terminkalender, 6:00–22:00 Uhr, mit Zeitblöcken als farbige Balken. Im Team siehst du die Farben deiner Kollegen.

Filter benutzen

Über jeder Liste:

• Zeitraum — aktueller Monat, letzter Monat, oder selbst gewählter Bereich.
• Kunde, Projekt, Stichwort, Mitarbeiter.
• Nur fakturierbare — blendet interne Projekte und schon abgerechnete Zeiten aus.

Filter sind kombinierbar. Verheddert? „Alle Filter löschen" setzt alles zurück.

Berichte

CSV-Export

CSV ist ein universelles Tabellenformat. Jede Tabellenkalkulation kann es öffnen.

1. Gewünschte Filter setzen.
2. „CSV exportieren" klicken.
3. Datei landet im Download-Ordner.
4. In Excel, Numbers oder Google Sheets per Doppelklick öffnen.

Gut, wenn du eigene Pivot-Tabellen, Grafiken oder Berechnungen draufsetzen willst.

PDF-Berichte

Zwei Varianten:

Interner PDF-Bericht — für dich und die Buchhaltung. Enthält alle Einträge, gruppiert nach Projekten, mit Stundensätzen, Kosten pro Zeile, Zwischensummen und Gesamtsumme.

Kunden-PDF (Stundennachweis) — den schickst du dem Kunden mit der Rechnung. Sauber aufbereitet, optional mit oder ohne Eintrags-Details, mit automatischer Gesamtkosten-Berechnung.

Monat abrechnen

Wenn die Rechnung raus ist, kannst du im Projekt „Monat abrechnen" markieren:

1. Alle Einträge bis zu diesem Monat bekommen ein Schloss und sind schreibgeschützt.
2. Sie werden aus dem „nur fakturierbar"-Filter ausgeblendet.

Das verhindert versehentliche Doppel- oder Nachberechnungen.

Im Team

Organisation und Rollen

Eine Organisation ist deine Firma oder dein Team in LOTS. Alle Mitarbeiter teilen Kunden, Projekte und Stichwörter.

LOTS hat vier Rollen:

Berechtigungen im Detail

Eine besondere Regel: Es muss immer mindestens einen Owner geben. Der letzte Owner kann sich weder selbst herabstufen noch entfernen — die Rolle muss vorher an jemand anderen übertragen werden.

Mitarbeiter einladen

Nur Admins und Owner.

1. Mitarbeiter → Einladen.
2. E-Mail-Adresse, Rolle wählen.
3. Einladung senden.

Die Person bekommt eine E-Mail mit Einladungslink, klickt drauf, meldet sich mit Google an — fertig.

Einladungen kannst du jederzeit zurückziehen, solange sie noch nicht angenommen wurden. Bestehende Mitarbeiter kannst du entfernen oder ihre Rolle ändern.

Owner und Admins haben außerdem Zugriff auf das Audit-Log — eine chronologische Liste aller wichtigen Änderungen in der Organisation (wer hat wen eingeladen, wer hat eine Rolle geändert, wer hat einen Monat abgerechnet).

Mehrere Organisationen

Du kannst gleichzeitig in mehreren Organisationen Mitglied sein — z.B. Hauptjob + Nebenjob, oder mehrere Kundenfirmen.

Oben rechts (neben deinem Profilbild) findest du einen Organisations-Wechsler. Klick drauf, andere Organisation wählen — du siehst sofort deren Daten. Deine Eingaben gehören immer der Organisation, in der du gerade bist.

Persönliche Farbe

In den Profil-Einstellungen wählst du dir eine Lieblingsfarbe. In Charts und Wochen-Timeline werden deine Zeitblöcke dann in dieser Farbe dargestellt. Im Team siehst du auf einen Blick, wer wann was gemacht hat.

Mehr

Dunkelmodus

Helle Oberfläche zu grell? Oben rechts:

• Mond-Symbol klicken → alles wird dunkel.
• Sonnen-Symbol klicken → wieder hell.

LOTS merkt sich deine Wahl.

KI-Integration

LOTS kann mit modernen KI-Assistenten direkt sprechen. Statt selbst zu klicken, sagst du deinem Assistenten was du gemacht hast — er trägt es ein.

Welche Assistenten? Alle, die den offenen Standard MCP (Model Context Protocol) unterstützen: Claude, ChatGPT, Gemini und viele weitere.

Du musst das nicht nutzen. Alle Funktionen in LOTS gehen auch ganz normal per Maus und Tastatur. Die KI ist ein Extra für alle, die sowieso mit Assistenten arbeiten.

So verbindest du deinen KI-Assistenten

LOTS spricht mit deinem Assistenten über eine sichere Schnittstelle. Einmal einrichten — danach kennt dein Assistent deine Projekte und Kunden.

Schritt 1 — Server-Adresse hinterlegen. In den Einstellungen deines KI-Assistenten gibst du als „MCP-Server" diese Adresse ein:

https://lots-mcp.lively-haze-1798.workers.dev

Die genauen Bezeichnungen unterscheiden sich je Assistent:

• Claude (Desktop oder Web): Einstellungen → Connectors → Connector hinzufügen → Custom Connector und die Adresse einfügen.
• ChatGPT: Einstellungen → Connectors → Custom Connector und die Adresse einfügen.
• Gemini und andere: im jeweiligen Einstellungsbereich nach „MCP" oder „Custom Connector" suchen.

Schritt 2 — Anmelden. Beim ersten Verbinden öffnet sich automatisch ein LOTS-Anmeldefenster (Google Sign-In). Bestätige, dass dein Assistent in deinem Namen mit LOTS arbeiten darf. Diese Anmeldung läuft nicht über dein Passwort — sondern über das gleiche sichere Verfahren, das du beim ersten LOTS-Login verwendet hast (OAuth).

Schritt 3 — Loslegen. Frag deinen Assistenten zum Beispiel: „Welche Projekte habe ich in LOTS?" — wenn er die Liste zurückgibt, ist die Verbindung fertig.

Wichtig zu wissen:

• Der Assistent darf nur das, was du selbst auch darfst. Ein Member kann über KI keine Projekte für andere Mitarbeiter anlegen.
• Du kannst die Verbindung jederzeit in den LOTS-Einstellungen wieder trennen — alle Zugriffe sind sofort gesperrt.
• Die Daten werden nicht zum Training der KI verwendet — sie werden nur während deines Gesprächs an den Assistenten übergeben.

Beispielsätze für den Alltag

• „Buche 2 Stunden für Familie Schmidt auf Badrenovierung, gestern Nachmittag."
• „Wie viele Stunden habe ich diesen Monat für die Müller GmbH gearbeitet?"
• „Zeig mir alle Telefonat-Einträge der letzten Woche."
• „Lösche meinen letzten Eintrag."
• „Welche Projekte sind aktuell aktiv?"

Häufige Fragen

Meine Zeiten sind weg! Sehr unwahrscheinlich — wahrscheinlich ist nur ein Filter aktiv. „Alle Filter löschen" klicken. Wenn immer noch nichts da ist: oben rechts prüfen, ob du in der richtigen Organisation bist.

Ich kann einen Eintrag nicht ändern. Schau auf das . Der Eintrag gehört zu einem schon abgerechneten Monat. Frag deinen Admin oder Owner.

Die Seite reagiert nicht.

1. Seite neu laden (F5 / Strg+R / Cmd+R).
2. Ad-Blocker für app.lots.lilapixel.de kurz ausschalten.
3. Internet prüfen.

Werden meine Daten verkauft oder zum KI-Training genutzt? Nein. Deine Daten gehören dir. Details in der Datenschutzerklärung.

Was kostet LOTS? 7 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Aktuelle Preise auf lots.lilapixel.de/pricing.

Ich habe LOTS auf zwei Computern offen — gibt es Probleme? Nein. Alle Geräte synchronisieren sich in Echtzeit. Zu Hause anfangen, im Büro weitermachen — kein Problem.

Kann ich Zeiten für andere Mitarbeiter eintragen? Nein — jeder erfasst nur seine eigenen Zeiten. Absichtlich, damit Stundennachweise rechtlich sauber bleiben.

Glossar

• Eintrag — Eine erfasste Zeit: Wann, wie lange, wofür.
• Projekt — Eine konkrete Aufgabe oder ein Auftrag für einen Kunden.
• Kunde — Die Firma oder Person, für die du arbeitest. Hat ein oder mehrere Projekte.
• Organisation — Deine Firma oder dein Team in LOTS. Alle Mitarbeiter teilen Kunden und Projekte.
• Rolle — Bestimmt, was du in der Organisation darfst (Owner, Admin, Manager, Member).
• Stundensatz — Wie viel Geld eine Stunde Arbeit kostet — pro Kunde oder pro Projekt.
• Stichwort / Tag — Schlagwort wie „Telefonat" oder „Recherche", das du an Einträge hängen kannst.
• Mindestintervall — Kleinster Zeitblock, in dem ein Projekt abgerechnet wird.
• Internes Projekt — Projekt, das nicht dem Kunden in Rechnung gestellt wird.
• Abgerechnet — Markierung, dass ein Monat schon in Rechnung gestellt wurde — die Einträge sind dann gesperrt.
• Audit-Log — Protokoll aller wichtigen Änderungen in der Organisation.
• MCP — Model Context Protocol. Offener Standard, über den LOTS mit KI-Assistenten spricht.
• OAuth — Sicheres Anmeldeverfahren. Dein Passwort wird nie an Drittprogramme weitergegeben.
• Dark Mode — Die dunkle Ansicht der App.
• Offline-fähig — Funktioniert kurz ohne Internet. Daten werden lokal zwischengespeichert.

Kontakt

• Du findest etwas nicht? Browser-Suche (Strg+F / Cmd+F) auf dieser Seite — sie findet jedes Stichwort.
• Etwas funktioniert nicht? Frag zuerst deine Admin-Kontaktperson in der Firma — sie kennt eure Daten und kann am schnellsten helfen.
• Bug oder Wunsch? Adresse im Impressum.

Stand: Mai 2026.